Transferul electronic de date (prescurtat EDI după Electronic Data Interchange) este o tehnologie care contribuie la transferul a diferite documente și informații de business între sistemele ERP ale companiilor care sunt parteneri de afaceri fără a mai fi nevoie de altă intervenție umană.

EDI reprezintă de fapt un mod automatizat de comunicare electronică a datelor realizat prin intermediul unui fișier XML care respectă anumite standarde unanim acceptate în piață.

Ce face EDI? Ce tipuri de date și documente se pot transfera prin EDI?

EDI înlocuiește cu succes modalitatea clasică de transmitere a informațiilor și documentelor rezultate în urma relațiilor comerciale dintre companile partenere. Practic schimbul de diferite documente se realizează automat între companii, de la un sistem informatic (ERP de obicei) la altul, fără a mai fi nevoie ca acestea să fie transmise prin e-mail, fax sau imprimate pe hârtie pentru a fi trimise prin poștă sau curier.

Prin EDI se pot transfera orice tip de documente. În România, cele mai utilizate documente pentru comunicarea electronica sunt comenzile de marfă, avizele de transport și facturile în format electronic.

Cine folosește Electronic Data Interchange?

Tehnologia EDI poate fi utilizată de companii din orice industrie, însă cel mai adesea apare în comunicarea dintre business-urile din retail și cele care se ocupă de distribuție deoarece aici există un schimb intens de documente între magazine și furnizorii lor.

Un magazin mare, care are mii sau zeci de mii de produse pe rafturi și câteva zeci de furnizori generează un volum uriaș de comenzi, avize de livrare, confirmări de primire a mărfii, respectiv facturi.

De aceea, schimbul electronic de date este folosit în special de marii retaileri, mai ales de marile lanțuri de tip International Key Accounts (IKA), pentru eficientizarea schimbului de date operative cu partenerii și furnizorii lor. Mulți dintre retailerii importanți chiar impun utilizarea platformelor EDI de către furnizori pentru că procesează zilnic un volum foarte mare de documente în relația cu partenerii lor și doresc să facă acest lucru în mod automat și rapid fără intervenție umană, respectiv erori.

Câteva exemple de companii care folosesc EDI în relația cu furnizorii lor: Dedeman, Kaufland, Decathlon, Auchan, Lidl, Profi, Carrefour, Cora, Metro, Penny, Supeco, Selgros, Altex, Brico Depot, Hornbach, IKEA, Leroy Merlin etc.

Soluțiile Transart, B-Org ERP, respectiv sistemul de gestiune Neomanager, integrează tehnologia EDI pentru a-i ajuta pe importatorii, distribuitorii și producătorii care livrează în marile lanțuri de hypermarketurii, să obțină avantaje competitive și reduceri importante de costuri prin automatizarea procesului de transfer al datelor pe cale electronică.

Cum funcționează EDI?

Prin schimbul de informații comerciale cu ajutorul EDI se transferă de obicei documente cu privire la comenzi, facturi, avize de livrare, intrări de marfă între magazine și furnizori, dar se pot transmite și alte documente, precum cele enumerate în prima parte a articolului.

Aceste informații sunt transferate în mod securizat, pe Internet, cu ajutorul unui webserver dedicat. Pe acest server se crează conturi pentru toți partenerii care au nevoie să transfere automat date între ei. După cum puteți observa infrastructura necesară pentru funcționarea unui sistem EDI este minimală, iar costurile se reduc semnificativ raportat la beneficiile pe care le aduce.

Circuitul de schimb electronic de date funcționează în felul următor: De obicei un mare retailer (IKA) trimite comenzi către furnizorii săi. Un furnizor poate să primească comenzi de la fiecare magazin în care are produse listate la raft. Astfel rezultă o multitudine de sisteme de gestiune stocuri și ERP-uri care trebuie să comunice în același limbaj. Pentru a rezolva această situație, există mai mulți provideri de soluții EDI (vezi în secțiunea următoare lista cu ei) care transformă diferitele formate ale comenzilor emise de magazinele mari, într-unul singur, conform unui standard unanim acceptat la nivel international. Astfel, la furnizor toate comenzile intră în sistemul informatic într-un singur format standard, indiferent că primește comenzi care pleacă în diferite formate de la diferiți IKA.

O altă situaţie uzuală este transmiterea comenzilor către furnizori şi confirmarea acestora utilizând EDI.

Platfome EDI integrate cu ERP Transart

B-Org ERP, respectiv Neomanager permite interfațarea cu cele mai utilizate platformele EDI din România: Expert Supplier, Comarch, TecNet sau DocXchange.

Avantajele și beneficiile utilizării tehnologiei EDI

EDI este înainte de toate o platformă tehnologică prin care se elimină efortul birocratic cu ajutorul transferului electronic de date între furnizori, clienți și parteneri.

Tehnologia EDI își demonstrează constant utilitatea și valoarea pentru business prin reducerea costurilor, creșterea vitezei, acurateței și a eficienței proceselor de business.

Investiția într-un sistem EDI este perfect justificată, mai ales că aceasta poate fi recuperată într-un timp scurt fiindcă perioada de implementare a Electronic Data Interchange este redusă, iar rezultatele încep să se vadă imediat după implementare.

Printre principalele beneficii ale implementării sistemelor EDI integrate cu sistemele ERP Transart amintim:

Reducere de costuri

Folosirea tehnologiei EDI aduce reduceri vizibile de costuri. Transferul electronic al datelor face să dispară sau se reducă la minim costurile asociate cu hârtia, imprimarea, stocarea, arhivarea, expedierea și preluarea documentelor ceea ce scade costurile tranzacțiilor cu cel puțin 35% față de varianta clasică de prelucrare și trimitere a documentelor în format fizic.

Conform studiului “Cost Savings Report” realizat de GS1, utilizarea EDI în sectorul FMCG reduce cu 50% costurile aferente personalului necesar pentru prelucrarea documentelor transmise în format fizic.

Reduce volumul de muncă

Prin automatizările aduse de EDI și prin integrarea lui cu sistemul de gestiune ERP pe care îl folosiți, vă ajutați angajații să câștige mai mult timp pe care îl pot folosi pentru lucruri mult mai importante.

Datorită tehnologiei EDI nu mai sunt nevoiți să se ocupe personal de o activitate foarte consumatoare de timp cum e cea de prelucrare, de printare și de trimitere a documentelor către partenerii dvs. de business.

Elimină erorile din documente

Erorile care pot apărea în schimbul de documente și informații cu furnizorii dispar sau se reduc la minim pentru că EDI elimină etapele de procesare a documentelor de către oameni cum ar fi introducerea și prelucrarea manuală a datelor.

Astfel dispar problemele și erorile rezultate din scris de mână ilizibil, documente trimise pe fax care sunt greu de înțeles, comenzi pierdute, erori de redactare, mail-uri și fax-uri care nu au mai ajuns la destinație sau comenzi telefonice care nu sunt preluate corect de către operatorii din Call Center sau de către oamenii de vânzări.

Rigiditatea standardelor impuse de EDI asigură faptul că informațiile și datele sunt transmise într-un format corect și agreat cu partenerii astfel încât nu mai apar situații în care timpul este consumat pentru a reopera diferite documente. În plus, procesarea promptă și corectă a documentelor reduce în mod considerabil procentajul comenzilor anulate.

Reduce timpul de plată al facturilor

Transferul automat al documentelor reduce timpul de plată al facturilor prin dispariția discrepanțelor dintre comenzi și  facturi, dar și a timpului alocat pentru lămurirea acestora. Astfel se îmbunătățește cashflow-ul și se reduce ciclului de comandă-încasare.

Practic tranzacțiile care durau câteva zile prin datorită procesului clasic de trimitere a documentelor pe suport fizic, pot fi rezolvate în câteva minute sau ore prin intermediul interconectării EDI.

Crește vânzările prin evitarea situațiilor de out-of-stock

Faptul că schimbul de date se realizează automat între furnizori și magazine scurtează timpii de aprovizionare ceea ce are un impact direct asupra creșterii volumelor de vânzare, respectiv a profitului. Astfel se elimină situațiile de lipsă stoc atât din magazine, cât și din depozitul propriu care pot apărea din cauza plasării sau prelucrării întârziate a unei comenzi ceea ce duce la o rotație mai rapidă a stocurilor de marfă și optimizarea costurilor ce țin de spațiile de depozitare.

Îmbunătățește relațiile cu partenerii

Faptul că totul funcționează așa cum trebuie prin folosirea EDI în relația cu marile magazine vă ajută să creșteți calitatea relațiilor de business cu acești retaileri prin standardizarea și eficientizarea schimburilor comerciale pe care le faceți împreună.

Prin utilizarea EDI scurtați semnificativ timpii de procesare și de onorare a comenzilor ceea ce ajută la menținerea unei relații bune cu orice partener de afaceri.

Asigură securitatea datelor

Transferul documentelor și datele sunt securizate, iar accesul utilizatorilor se realizează prin introducerea parolei și a unui username.

Interconectarea EDI utilizează un nivel ridicat de securitate asemănător cu cel folosit în tranzacțiile interbancare.
Fișierele transferate prin intermediul EDI vin în format electronic ceea crește gradul de siguranță a datelor pentru că pot fi arhivate electronic și pot fi accesate rapid atunci când este nevoie.

Crește competitivitatea și capacitatea de a intra pe noi teritorii și piețe

Faptul că marii retaileri folosesc EDI înseamnă în mod obligatoriu că și furnizorii lor trebuie să folosească EDI. Pentru a vă păstra competitivitatea în piață e nevoie să vă adaptați la cerințele acesteia și să folosiți EDI dacă doriți să colaborați cu marile lanțuri de magazine sau cu diverși producători.

EDI reprezintă un limbaj comun pentru afacerile de pretutindeni ceea ce vă permite să colaborați cu parteneri de afaceri localizați oriunde în lume, astfel că puteți lucra fără probleme pe piața internațională.

EDI este o soluție adaptabilă

Tehnologia EDI poate fi personalizată astfel încât să vă rezolve toate nevoile de transfer a datelor și documentelor între compania pe care o reprezentați și partenerii dumneavoastră de business.

Îmbunătățește viteza, eficiența și productivitatea fluxurilor informaționale

Transferați rapid informații și raportați date automat. Mai multe documente de business sunt transmise și procesate în mai puțin timp, cu o acuratețe mai mare. Chiar și volume mari de date comerciale pot fi transferate de la un computer la altul, în doar câteva minute, ceea ce face posibilă o reacție rapidă la cerințele pieței.

Simplu de utilizat

EDI asigură o flexibilitate extinsă în schimbul de informații în timp real, iar modul său de funcționare este ușor de înțeles pentru utilizatori.

Asigură transparența și trasabilitatea datelor pe întregul lanț de aprovizionare

Prin intermediul sistemelor EDI aveți acces în timp real la informații despre tot ce ține de trasabilitatea comenzilor de la partenerii de business începând de la operarea și plasarea comenzilor, până la prelucrarea lor.

Faptul că EDI este integrat cu ERP-ul asigură acuratețe în preluarea și monitorizarea comenzilor, dar și în managementul tuturor documentelor aferente unei comenzi.

Toate aceste date obținute automat, în timp real prin schimbul electronic de documente dintre 2 sau mai mulți parteneri de business, crește semnificativ calitatea și rapiditatea obținerii rapoartelor de care aveți nevoie pentru a lua decizii cu impact pozitiv în business.

Prietenos cu mediul

EDI ajută companiile să arate că sunt interesate de sustenabilitate și de responsabilitate față de mediul înconjurător prin înlocuirea documentelor de hârtie cu alternative digitale.

În concluzie, EDI aduce foarte multe beneficii, iar investiția într-un astfel de sistem este minimală. Pentru a afla mai multe detalii despre ce presupune implementarea EDI în compania dumneavoastră ne puteți contacta oricând.