Ce inseamnă sistem ERP? | Definiție și istoricul evoluției ERP

Ce înseamnă sistem ERP? Definiție și istoricul evoluției programelor ERP

Definiție sistem ERP

Sistemele de tip Enterprise Resource Planning (ERP) sunt soluții software pentru business care integrează și eficientizează accesul la date în întreaga companie. Însă ce e mai important e faptul că face acest lucru prin intermediul unui singur sistem complet care oferă suport pentru toate circuite operaționale ale companiei.

Sistemele ERP sunt dezvoltate pentru a îmbunătăți operațiuni ce țin de aprovizionare, achiziții, gestiune stocuri, contabilitate, mijloace fixe, producție, vânzări, salarizare, financiar, încasări, plăți, salarizare, raportare, service, servicii și așa mai departe.

Majoritatea ERP-urilor sunt modulare, adică fiecare dintre operațiunile importante precum cele de mai sus au un modul specializat. Acest lucru este foarte bun, fiindcă le permite firmelor să achiziționeze doar modulele de care au nevoie. Iar pe măsură ce firma se dezvoltă, poate achiziționa și alte module suplimentare de care are nevoie pentru a-și desfășura activitatea.

Înainte de apariția programelor ERP toate aceste procese operaționale erau realizate cu ajutorul mai multor programe software diferite care nu erau integrate între ele.

Din păcate, acest lucru mai este valabil și astăzi în unele companii, chiar dacă astfel apar dificultăți majore în operarea activităților din cadrul unei firme.

În lipsa unui sistem ERP integrat munca și datele sunt de multe ori dublate și nimeni nu mai știe exact dacă datele pe care le folosește acum sunt corecte și actualizate.

Beneficiul fundamental al unei soluții ERP este acela că ia toate operațiunile enumerate mai sus și le integrează într-un sistem unic care permite colaborarea, comunicarea și coordonarea activităților dintr-o firmă.

Practic, fundația unui soft ERP este realizată de o bază de date comună. În ea se colectează toate datele despre operațiunile realizate de oricare dintre departamentele companiei. Aceasta este foarte bine structurată, conform nevoilor firmei.

Valoarea unei baze de date comune se vede atât în operațiunile de zi cu zi, cât și în momentele în care datele sunt folosite pentru a crea rapoartele necesare pentru a lua decizii importante de către managementul companiei.

Prin intermediul bazei de date comune, toate departamentele reușesc să comunice în timp real și să își coordoneze activitatea zilnică. În plus, cu ajutorul unui ERP se automatizează și se standardizează multe dintre circuitele de lucru din firmă.

De aceea, despre sistemele ERP se spune că sunt cros-funcționale, adică același sistem ERP poate fi folosit de toate departamentele, în același timp.

Totodată, ERP-urile sunt centrate pe procese. Un proces de business este o colecție de activități care împreună aduc plusvaloare. Astfel, o aplicație ERP ajută la dezvoltarea unor procese de business clare, complete, logice și precise, iar în același timp ajută la înțelegerea modului în care toate procesele din companie se leagă între ele.

Folosirea unui sistem ERP este extrem de utilă pentru monitorizarea, controlul și managementul integrat al tuturor activităților, proceselor și operațiunilor derulate de companie.

Este important de știut că utilizarea unui ERP este recomandată pentru orice domeniu de activitate: producție, comerț (retail), distribuție, import/export, prestări de servicii etc.

Firmele care aleg unui program ERP cu vechime în piață, beneficiază și de integrarea nativă în sistemul informatic a celor mai bune practici de business care au fost validate și rafinate de-a lungul timpului pentru diferite industrii.

Iar în ceea ce privește implementarea cu succes a unui sistem ERP este necesar ca o companie să aibă o infrastructură hardware, software, de rețea și comunicații care să fie suficient de bună pentru a asigura o performanță optimă în timpul utilizării ERP-ului.

Istoric al evoluției programelor ERP din 1960 până astăzi

În prezent, sistemele ERP sunt vitale pentru administrarea afacerilor de toate dimensiunile, din toate domeniile de activitate.

Termenul “ERP” folosit pentru a descrie un astfel de sistem informatic, a fost creat în 1990 de către compania Gartner, liderul mondial în consultanță tehnologică, însă originile ERP-urilor datează din anii 1960.

Anii 1960 – programe de gestiune stocuri de materie primă

Apariție primelor sisteme asemănătoare cu ERP-urile de astăzi a coincis cu perioada celei de-a treia revoluții industriale. Caracteristica principală a acestei perioade este introducerea și utilizarea sistemelor electronice și a tehnologiei informației, precum și a roboților pentru automatizarea producției.

Pentru a putea face față și pentru a se adapta cererii din piață, producătorii au început să folosească noi modalități de gestionare a stocurilor de materii prime din inventar.

Astfel au apărut programe software care monitorizau materiile prime și asigurau controlul asupra volumului lor. Totodată aceste soft-uri îi ghidau pe supervizorii din fabrici cu privire la ordinea, cantitatea și perioada în care trebuiau să facă aprovizionarea cu noi stocuri.

Primul astfel de program a fost dezvoltat de IBM pentru J.I. Case. Această companie era un producător de utilaje pentru agricultură și construcții din SUA.

Anii 1970 – apar primele sisteme MRP

Programele software menționate mai sus au evoluat între anii 1960 și 1970 în sisteme software numite Materials Requirements Planning (MRP), care au fost precursoarele sistemelor ERP.

MRP-urile era accesibile ca și preț doar firmelor foarte mari. Partea și mai interesantă e că funcționau pe niște calculatoare/servere uriașe care ocupau o cameră, iar puterea lor de procesare era mult mai mică decât a unui laptop obișnuit din ziua de astăzi.

Chiar și așa, aduceau beneficii majore companiilor care și le permiteau, așa că prin anul 1975 se spune că aproximativ 700 de firme mari foloseau un sistem MRP.

În 1972, a apărut SAP, în Germania. Acronimul SAP provine de la “Sisteme, Aplicații și Produse în procesarea datelor”. SAP venea cu o abordare revoluționară care promiteau un software de business care să funcționeze în timp real.

Pe vremea aceea era ceva nemaivăzut, fiindcă atunci companiile foloseau cărți de perforare (punch cards) pentru a stoca datele, pe care apoi le introduceau în PC.

Sistemele software de management financiar și contabilitate au apărut tot în această perioadă, însă nu erau integrate cu niciun alt program software.

Anii 1980 – se trece de la MRP la sistemele MRP II

În anii 1980 dezvoltarea sistemelor MRP a lua avânt. Din această cauză denumirea lor s-a schimbat din MRP - Materials Requirements Planning în MRP II - Manufacturing Resource Planning.

Diferența majoră dintre MRP și MRP II era că cel de-al doilea permitea companiilor să planifice producția, capacitatea de producție a utilajelor, să folosească instrumente pentru urmărirea standardelor de calitate sau să utilizeze funcționalități de previziune și analiză a cererii din piață.

Astfel sistemele MRP II aduceau în plus mai multe circuite și bune practici pentru zona de producție, pe când sistemele MRP se ocupau la început doar de partea care ținea de managementul inventarului de materie primă.

Anii 1990 – MRP II evoluează în ERP

De la MRP II - Manufacturing Resource Planning, la ERP – Enterprise Resource Planning nu a mai fost decât un pas. Cum spuneam mai sus, termenul de ERP a fost stabilit de Gartner în anul 1990.

Marea diferență dintre sistemele MRP II și ERP este aceea că de obicei sistemele MRP II sunt aplicații software singulare, standalone. Un ERP integrează ceea ce face un sistem MRP II ca și modul distinct, însă pe lângă el integrează și multe alte module precum Payroll/Salarizare, Contabilitate, Gestiune stocuri, Contabilitate, Vânzări, Producție, Service/Garanții etc.

În timp ce MRP II se ocupă de managementul resurselor pentru producție, sistemele ERP se ocupă de managementul resurselor întregii companii fie ea de producție sau din orice altă industrie.

Până pe la mijlocul anilor 1990 existau furnizori de ERP software precum SAP, Oracle, JD Edwards sau Baan care se își alocau din ce în ce mai multe resurse pentru a oferi soluții viabile pentru funcțiile de bază ale unei companii.

Toate sistemele ERP utilizate atunci erau susținute de servere on-premise, adică serverul pe care era instalat ERP-ul era ținut într-o spațiu deținut de firma care folosea ERP-ul.

Prin anul 1998 a fost fondată compania Netsuite (care acum este deținută de Oracle). Ei au creat primul sistem ERP de tip Cloud, care funcționa prin conectarea la un server Netsuite prin intermediul internetului.

Începând cu mijlocul anilor 1990 până spre sfârșitul acestui deceniu adopția sistemelor ERP în mediul de business a fost accelerată din 2 motive.

Unul dintre ele a fost adopția monedei unice euro în Uniunea Europeană. Iar cel de-al doilea a fost venirea anului 2000 sau cum a rămas în istorie momentul cu bug-ul Y2K/ Millennium Bug.

Din cauza acelui bug, oamenii din întreaga lume au crezut că în momentul în care se va trece în anul 2000 computerele se vor strica. Cauza acestei frici era că acestea puteau recunoaște anul “98” ca “1998”, dar nu puteau recunoaște anul “00” ca și anul “2000”. Iar unele soft-uri funcționau doar dacă puteau recunoaște data computerului.

Astăzi, aplicațiile ERP au devenit necesare pentru orice companie, un adevărat „must have” pentru orice tip de organizație fiindcă avantajele unui sistem ERP ajută menținerea competitivității firmei pe termen lung.

Anii 2000 – ERP se transformă în ERP II

La începutul anilor 2000 sistemul ERP a evoluat în ERP II sau „ERP extins”. Astfel pe lângă modulele clasice de producție, contabilitate, gestiune stocuri etc. au apărut și multe module noi precum Business Intelligence (BI), Customer Relationship Management (CRM), Warehouse Management System (WMS), Sales Force Automation (SFA), Retail Execution (Merchandising), Retail, eCommerce etc.

Tot în această perioadă apar din ce în ce mai multe ERP-uri în Cloud care prezintă avantaje și dezavantaje față de abordarea on-premise care este variantă cea mai folosită în ziua de astăzi.

Astăzi

Sistemele ERP de astăzi sunt mult mai avansate. Pot fi folosite și în Cloud, și on-premise sau într-o formă hibridă. Licențele pot fi achiziționate sau închiriate printr-un abonament de tip software as a service (SaaS)

ERP-urile moderne din ziua de astăzi operează totul în timp real. Integrează module puternice de analiză și raportare, posibilități de interconectare cu magazine online sau portale B2B, integrări cu soluții EDI (Electronic Data Interchange) pentru schimbul de documente cu marii retaileri (Dedeman, Kaufland, Carrefour etc.), TMS (Transport Management System) pentru optimizarea rutelor de transport pentru firmele de distribuție și multe alte soluții care aduc beneficii majore companiilor.

Despre ERP-ul Transart

Transart este unul dintre dezvoltatorii importanți din România de soluții software de business.

B-Org ERP și programul integrat de gestiune stocuri Neomanager sunt pe piață de peste 23 de ani. Aceste soluții software sunt utilizate cu succes, în fiecare zi, de 1187 de firme din România, care provin din 49 de industrii diferite.

Soluțiile ERP Transart au integrate următoarele module: