Definiție sisteme software integrate de tip ERP

Pentru a defini corect ce înseamnă un sistem ERP (Enterprise Resource Planning – în traducere Planificarea Resurselor Întreprinderii) este nevoie să înțelegem că acesta reprezintă o soluție software pentru afaceri care înregistrează, administrează, integrează și automatizează operațiuni și procese de business dintr-o companie.

Mai demult (deși și acum mai există multe astfel de cazuri), fiecare departament dintr-o firmă avea propria aplicație specializată pe care o folosea pentru a-și desfășura activitatea, ceea ce ridica numeroase probleme și era un mod de lucru ineficient.

Programele ERP și-au propus să rezolve acestă problemă astfel că un ERP modern permite tuturor departamentelor din companie, indiferent că e vorba de vânzări-comenzi, marketing, distribuție, service, aprovizionare, achiziții, producție, contabilitate, gestiune, facturare, resurse umane/salarizare etc. să lucreze într-o singură aplicație, ceea ce aduce foarte multe beneficii, după cum vom vedea în partea a doua a articolului.

Multă lume consideră că ERP-ul este doar un program integrat de contabilitate-gestiune stocuri, însă acesta reprezintă mult mai mult decât atât, fiind un sistem foarte complex care reprezintă un mijloc de integrare a oamenilor, operațiunilor și a sistemelor informatice dintr-o companie.

În rândurile de mai jos vom afla cum poate un sistem ERP să ajute o afacere, de ce este important un astfel de sistem și care este impactul pozitiv pe care îl aduce într-o companie. Cu alte cuvinte vei descoperi tot ce este important să știi despre un sistem ERP și cum să îl alegi pe cel potrivit pentru tine.

Istoricul apariției și evoluției sistemelor ERP

Chiar dacă termenul “ERP” a fost stabilit abia în anul 1990 de către compania de consultanță tehnologică Gartner, „strămoșii” programelor ERP au prins viață încă din anii 1960.

Programele software pentru business din acea vreme erau dedicate exclusiv companiilor care făceau producție. Soft-urile îi ajutau pe producători să gestioneze mai bine managementul stocurilor de materie primă.

În timpul anilor 1970 aceste sisteme au evoluat în programe numite Materials Requirements Planning (MRP). În acea perioadă numai companiile foarte mari își puteau permite astfel de sisteme. Se estimează că undeva la aproximativ 700 de companii din întreaga lume utilizau un sistem MRP în acea perioadă.

Prin anul 1972 a apărut firma SAP, care propunea un software de business care să funcționeze în timp real, acel lucru fiind o noutate absolută.

În anii 1980 s-a trecut de la Materials Requirements Planning (MRP) la MRP II Manufacturing Resource Planning care aduceau în plus multe circuite optimizate pentru zona de producție.

Cum spuneam, în 1990 MRP II a evoluat în ERP care pe lângă partea de producție, venea și cu alte module integrare precum contabilitate, financiar, vânzări, salarizare, gestiune stocuri și așa mai departe.

Începând din anii 2000 s-a trecut la ERP II, adică ceea ce există astăzi de fapt pe piață. Sistemele ERP II sunt mult mai extinse decât ERP-urile normal din anii 1990. ERP II vine cu alte module integrate pe lângă cele de bază.

Astfel, în prezent, un ERP de calitate ar trebui să aibă și module precum Business Intelligence pentru analiză și rapoarte grafice în timp real, WMS pentru managementul activității din depozit și inventariere rapidă, CRM pentru managementul relațiilor cu clienții, magazin online B2B/B2C etc.

Cum funcționează și ce face mai exact un soft ERP?

Cu ajutorul unei aplicații de tip ERP se poate realiza introducerea, colectarea, validarea, prelucrarea, agregarea, transferul și exportul datelor, într-un mod sistematic și eficient. Datele din ERP sunt apoi distribuite către fiecare persoană care are drepturi de acces și nevoia de a lucra cu acele informații pentru a-și îndeplini cât mai bine activitatea și/sau către orice sistem informatic care integrat cu ERP-ul, cum ar fi o platformă de e-commerce/site de vânzări online.

Baza de date comună pentru toate departamentele din organizație este elementul fundamental al unui ERP.  Astfel, un soft ERP face ce întreg procesul de la aprovizionare de la furnizor la vânzarea către clientul final să fie exact, eficient, rapid și transparent ceea ce asigură o trasabilitate completă asupra oricărei operațiuni.

Practic o soluție ERP le permite diferitelor departamente din companie să comunice, să partajeze și să acceseze informații cu restul companiei mult mai ușor, crescând astfel viteza de transfer a datelor și acuratețea datelor. Datorită faptului că departamentele din firmă utilizează o bază de date comună, care conține date uniforme, corecte și actualizate în timp real, integrate cu fluxurile de lucru ale organizației, un ERP îmbunătățește semnificativ capacitatea de raportare, analiză și de luare a deciziilor.

Care sunt funcțiile unui sistem ERP?

Un sistem informatic integrat de tip ERP îndeplinește următoarele funcții în administrarea unei afaceri:

Contribuie la conformarea cu legislația fiscală și cu normele legate de Dreptului Muncii.

Reduce riscurile nerespectării legislației prin actualizări legislative realizate la timp de către furnizorul de software ERP.

Automatizează operațiunile și procesele de bază ale companiei (aprovizionare, gestiune stocuri, contabilitate, vânzări, încasări-plăți etc.). Prin automatizarea proceselor, angajații sunt scutiți de activități repetitive precum introducerea în sistem a acelorași date pentru un client, de mai multe departamente diferite. Practic, operațiunile devin mai eficiente, mai rapide, mai transparente, iar riscul apariției erorilor de operare scade.

Dacă sistemul ERP este integrat, atunci îți oferă abilitatea de a analiza datele din întrega companie, în timp real, astfel încât să poți observa din timp problemele și oportunitățile care apar.

Înregistrează istoricul financiar al fiecărui client

Protejează datele importante din companie prin intermediul drepturilor de acces stabilite pe fiecare departament și persoană

Te ajută să înțelegi ce se întâmplă în business și îți oferă informații relevante pentru a lua decizii Optimizează procese precum cele de distribuție, managementul stocurilor, propuneri de comandă la furnizor, stoc optim etc.

Un ERP bun este scalabil ceea înseamnă că este funcțional și util chiar și atunci când afacerea ta s-a dezvoltat foarte mult față de momentul în care l-ai achiziționat .

Care sunt funcționalități și caracteristici de bază ale unui program ERP?

Integrare

Integrarea datelor din departamente și a diferitor sisteme informatice cu ERP-ul este cu siguranță cea mai importantă funcționalitate de care are nevoie o companie.

Automatizare

Un ERP gestionează și automatizează o multitudine de operațiuni de business din firmă și asigură o comunicare inter-departamentală directă și continuă. Astfel crește productivitatea angajaților și resursele sunt alocate mai eficient.

Contabilitate. Fiscalitate.

Partea de contabilitate generală, denumită uneori și componenta financiar-contabilă asigură o evidență contabilă corectă și gestiunea financiară a firmei. Funcționalitățile unui ERP în această zonă variază de la caz la caz: automatizarea înregistrării informațiilor contabile preluate din documentele primare, realizarea evidenței contabile la nivel  analitic și sintetic, crearea declarațiilor pentru ANAF (D394,D390 etc.), crearea rapoartelor și documentelor contabile cerute de Codul Fiscal (bilanț contabil, raportări de TVA, taxe și impozite plătite către bugetul de stat), dar și note contabile, registru jurnal, fișe de conturi, registru de casă, jurnal de vânzare și cumpărare, balanțe, cont de profit și pierdere și așa mai departe.

Managementul vânzărilor

Un sistem ERP se ocupă de optimizarea fluxului de vânzăre din cadrul firmei. Comenzile, facturile proforme, factura finală de vânzare, încasările – toate aceste operațiuni devin rapide și transparente prin automatizările pe care le aduce o soluție ERP. Însă partea și mai frumoasă este că vânzările sunt strâns legate de partea de gestiune a stocurilor și de aprovizionare, astfel că oamenii pot accesa rapoarte care conțin date actualizate în timp real, pentru a vedea care este situația inventarului în orice moment. Astfel se evită situațiile de out-of-stock (fără stoc) care duc la pierderea de vânzări și se optimizează comenzile la furnizori în funcție de nevoile curente ale firmei.

Resurse umane: Managementul contractelor de muncă (CIM) și al salarizării

În zona de contractelor de muncă și a salariilor un ERP ajută companiile să se conformeze cu legislația referitoare la  Dreptul Muncii / Legea Salarizării. Partea de Payroll/ calculul salariilor, administrarea centralizată a contractelor full-time și part-time, crearea contractelor de muncă standardizate pentru diferite posturi, evidența concediilor și multe alte operațiuni sunt administrate într-un mod centralizat, astfel că se pot obține ușor diferite rapoarte.

Managementul stocurilor

E extrem de important pentru un business modern să își gestioneze cu exactitate stocurile pentru a ști în orice moment care este starea inventarului. De exemplu, cu ajutorul unui software ERP, o firmă poate vedea cu ușurință care sunt produsele cele mai vândute/căutate de clienți astfel încât să se asigure că acestea se află întotdeauna pe stoc. La fel, se poate vedea și care sunt produsele al căror stoc nu rulează mai deloc, astfel că se poate realiza o lichidare de stoc pentru a recupera banii blocați acolo.

Livrarea comenzilor

Un ERP este instrumentul cel mai bun pe care îl poate utiliza o firmă pentru a crește productivitatea, eficiența, rapididate, acuratețea și transparența în ceea ce privește livrarea comenzilor către clienți.

Producție

Poate cel mai important aspect pe care îl rezolvă o soluție ERP pentru producție e acela că aliniează și integrează procesul de producție cu cantitatea de materie primă aflată pe stoc ceea ce permite control sporit asupra capacității de producție, rapoarte detaliate, optimizări ale procesului de producție, utilizarea rețetelor de producție și multe alte lucruri.

Raportare și analiza datelor

Faptul că un ERP colectează, standardizează și centralizează într-o bază de date comună toate datele care provin din departamente reprezintă un mare avantaj în ceea ce privește actualizarea și acuratețea datelor utilizate pentru analiza de business. Printr-o integrare cu un sistem BI (Business Intelligence), capacitatea de a analiza rapid volume uriașe de date crește exponențial.

Îmbunătățirea relațiilor cu clienții – CRM

Într-un sistem ERP bun există multe rapoarte care se pot obține cu privire la clienți cum ar fi cele care conțin date despre vânzări, stornări, încasări și așa mai departe, care permit o mai bună înțelegere și segmentare a clienților. Prin integrarea soluției ERP cu un sistem CRM, utilizatorii și managementul pot obține o perspectivă mult mai clară asupra clienților.

Transparență și trasabilitate

Fie că e vorba de operațiuni uzuale cum ar fi vânzările, fie că e vorba de procese mai complexe precum producția, un soft ERP este acolo pentru a înregistra într-un mod transparent ceea ce se întâmplă în companie și pentru a asigura trasabilitatea pe toate fluxurile de business.

Când ai nevoie de un ERP? 20 semne care îți arată că ai nevoie de un ERP

Câteva dintre cele mai evidente semne care îți arată faptul că ai nevoie de un sistem ERP sunt enumerate mai jos:

1. Folosești o multitudine de aplicații software pentru operațiunile din firmă pentru diferite operațiuni (contabilitate, vânzări, gestiune stocuri etc.) sau gestionarea informațiilor în Excel nu este eficientă.
2. Chiar dacă ai un volum mare de date pe care le poți utiliza, obții extrem de greu informații/rapoarte despre propriul business fiindcă nu știi unde se află sau este nevoie de mult timp pentru procesarea și prelucrarea lor (lucrează 3 persoane, timp de 3 zile pentru un raport). Astfel tu rămâi fără răspuns la cele multe întrebări de business pe care ți le pui și reacționezi mai greu la probleme și oportunități
3. Facturarea, contabilitatea și managementul financiar al firmei durează extrem de mult și încep să devină din ce în ce mai dificile.
4. Nu mai poți ține pasul cu cerințele clienților
5. Scad vânzările și calitatea experienței de cumpărare a clienților din cauza volumului mare de date care trebuie procesate rapid și simultan.
6. Consumi mulți bani, timp și resurse pentru a integra și întreține legătura dintre mai multe sisteme informatice care nu sunt integrate nativ.
7. Compania s-a dezvoltat, iar sistemul informatic pe care îl folosești nu îți mai satisface nevoile
8. Vrei să îți dezvolți compania și ceea ce folosești acum nu te ajută.
9. Ai acces la lista de facturi neîncasate abia după o lună și jumătate de când ai cerut-o.
10. Estimările pentru aprovizionare se bazează pe instinct și nu pe date.
11. Nu știi nici unde pierzi, nici unde câștigi în business.
12. Ai un sistem informatic de contabilitate-gestiune dezvoltat in-house/intern care depinde de o singură persoană sau de o firmă care este foarte mică.
13. Folosești un sistem ERP „mort” care nu a mai fost îmbunătățit și actualizat de foarte mulți ani.
14. Softul ERP sau cel de contabilitate- gestiune permite chiar și ce legislația interzice.
15. Apar, dispar sau se modifică informații fără nicio explicație.
16. Pentru a descoperi cine a operat un document ai nevoie de calități de detectiv.
17. Nu știi niciodată cu exactitate ce ai pe stoc și ce nu.
18. Nu știi dacă sunt respectate procesele și procedurile de către oameni.
19. Multe activități simple durează foarte mult, iar oamenii introduc și prelucrează de mai multe ori aceleași date.
20. În acest moment nu folosești niciun sistem informatic care să te ajute să îți gestionezi mai ușor și mai corect afacerea.

De ce ai nevoie de un ERP? De ce să utilizezi un soft ERP? Beneficii și avantaje sisteme ERP

Dacă încă nu ești convins de utilitatea unei aplicații ERP, e foarte posibil ca beneficiile pe care le vei vedea mai jos, să îți schimbe părerea.

Un studiu realizat în anul 2016 de către Panorama Consulting Solutions, unul dintre liderii mondiali în dezvoltare software de business și consultanță, indică faptul că organizațiile implementează un soft ERP din următoarele motive:

1. Pentru a înlocui un sistem ERP vechi (49%)
2. Pentru a înlocui sisteme dezvoltate intern (16%)
3. Pentru a înlocui sisteme de contabilitate (15%)
4. Pentru a înlocui alte sisteme care nu sunt ERP/ nu au avut niciodată un sistem informatic de business (20%)

Fiecare organizație care implementează un sistem ERP integrat urmărește să obțină beneficii precum:

• Creșterea productivității firmei și a angajaților prin automatizarea proceselor și a transferului de date și documente între departamente
• Trasabilitatea comenzilor, documentelor, operațiunilor etc.
• Îmbunătățirea calității procesului decizional
• Creșterea agilității și a capacității de adaptare a companiei prin obținerea facilă și rapidă a rapoartelor care conțin date actualizate în timp real
• Creșterea capacității de analiză pe toate datele din firmă și eliminarea barierelor de acces la datele departamentale
• Creșterea controlului și minimizarea riscurilor prin transparență îmbunătățită și aplicarea standardizată procedurilor stabilite pentru orice operațiuni din ERP
• Simplificarea muncii oamenilor prin utilizarea unui ERP care are o bază de date comună pentru toate departamentele
• Îmbunătățirea colaborării între oameni din departamente diferite
• Reducerea costurilor operaționale și a pierderilor ce țin de eficientizarea gestiunii stocurilor și/sau întreținerea multiplelor sisteme IT utilizate în companie
• Îmbunătățirea cash-flow-ului
• Creșterea competitivității companiei
• Monitorizarea operațiunilor și a producției în timp real
• Îmbunătățirea operațiunilor de aprovizionare prin monitorizarea exactă a inventarului și a activității de vânzare
• Creșterea satisfacției clienților și a competitivității firmei prin scăderea timpului de livrare a comenzilor
• Îmbunătățirea securității datelor din ERP prin proceduri de back-up automat
• Implementarea de bune practici în operațiunile de business etc.

Componentele unui sistem ERP. Module ERP și funcționalități

Fiecare modul sau componentă ERP se concentrează de obicei pentru a rezolva nevoile unei zone din business sau mai bine zis, a unui departament. Partea cea mai bună a unui sistem ERP modular este aceea că îți permite să combini diferite module, în funcție de nevoile tale specifice. Pe măsură ce compania începe să se dezvolte, poți adăuga noi module care să te ajute în activitatea ta.

Modulele de contabilitate, salarizare, vânzări și gestiune a stocurilor sunt cele mai populare opțiuni în ceea ce privește modulele alese de firme. Totodată există și multe module specifice pentru diferite industrii, de la producție la retail.

Aceste module sunt inter-funcționale și conectează departamentele între ele, pentru a putea colabora într-un mod eficient și armonios.

Cele mai importante și utile module ERP sunt:

Gestiune stocuri - asigură managementul și monitorizarea în timp real a inventarului, dar și corectitudinea cantității stocurilor de produse din multiple gestiuni. Sistemele ERP mai avansate permit crearea mai multor tipuri de gestiuni pe o firmă sau chiar administrarea gestiunilor mai multor firme dintr-o singură aplicație ERP.

Contabilitate – modul necesar pentru evidența financiar-contabilă, care ajută la automatizarea operațiunilor contabile precum obținerea declarațiilor sau a rapoartelor contabile care sunt obligatorii din punct de vedere legislativ.

Salarizare – oferă suport pentru calculul salarial ținând cont de multiple variabile precum pontaje, concedii, tipul contractului de muncă (CIM), impozite și contribuții (CAS, CASS), bonusuri, deduceri, bonuri de masă. Totodată un modul bun de salarii permite obținerea de rapoarte cu privire la personal, dar și depunerea D112 într-un mod corect. Uneori mai poartă denumirea de Payroll sau modul de Resurse Umane.

Producție – permite planificarea și urmărirea producție. Această trasabilitate e utilă pentru a urmări comenzile de producție, cantitatea de materie primă utilizată conform rețetelor de producție, bonuri de intrare sau de consum, diferite rapoarte de producție etc.

Imobilizări – util pentru evidența mijloacelor fixe și calculul amortizării. Practic acest modul este un instrument care permite urmărirea operațiunilor financiare ce țin de obiecte de patrimoniu, precum mijloacele fixe și obiectele de inventar, toate aceste operațiuni fiind automat înregistrate în contabilitate.

Comenzi furnizori – modulul e util pentru a aproxima cu o exactitate sporită cantitatea de produse/stocuri care trebuie comandate la furnizori, pentru a nu bloca degeaba banii în stocuri prea mari. Prin intermediul acestei componente, ERP-ul ține cont de datele istorice de vânzări, cererea de produse sau sezonalitate pentru a propune cantități optime de stocuri care să se afle în depozit sau pe rafturile magazinului.

Aprovizionare – oferă capacitatea de a optimiza eficient lanțul și necesarul de aprovizionare.

Vânzări – asigură abilitatea de a organiza și urmări în mod integrat vânzările, discount-urile, dar și trasabilitatea documentelor necesare pentru a încheia o vânzare.

Facturare – se ocupă de înregistrarea și crearea documentelor ce țin de facturare (proforme, facturi, avize etc.). În ERP-ul Transart facturile pot fi personalizate cu logo-urile companiilor sau cu alte elemente, care asigură o imagine de calitate a brand-ului companiei tale.

Încasări – Plăți – asigură controlul asupra cash-flow-ului prin urmărirea situației facturilor restante, scadențele facturilor de la clienți și furnizori, dar și monitorizarea clienților care sunt rău-platnici.

Servicii – facilitează desfășurarea activităților firmelor care oferă servicii, service pentru reparații cu sau fără garanție și ajută la generarea documentației necesare.

Administrare – permite accesul la diferite module din ERP pe baza drepturilor de acces, customizarea rapoartelor manageriale în funcție de propriile preferințe, realizarea procesului de back-up al bazei de date etc.

Centre de cost – ajută la înțelegerea rapidă a modului în care se repartizează costurile și profiturile pe fiecare departament sau punct de lucru pentru a-i ajuta pe manageri să afle ce e profitabil sau nu în activitatea companiei lor.

CRM – unele platforme ERP au și modul de CRM (Customer Relationship Management) care, după cum îi spune și numele, se ocupă de managementul relațiilor cu clienții. 😊 Mai exact, acolo se introduc toate datele despre clienți, interacțiunile cu ei, se programează task-uri, notificări, alerte etc.

BI – la fel ca și în cazul de mai sus, există atât soluții de tip Business Intelligence distincte, care funcționează prin interfațare cu alte ERP-uri, dar și module BI dedicate unui ERP, care funcționează doar cu acel ERP. Un modul BI transformă modul în care te uiți la date și la rapoarte fiindcă îți permite să treci de la o analiză de tip tabelar, la una grafică și interactivă, care îți permite să faci o analiză mai rapidă și  mai avansată.

WMS – un modul ERP care îndeplinește funcționalitățile unui Warehouse Management System este mai ieftin decât o aplicație distinctă care trebuie integrată. Astfel prin strânsa legătură dintre ERP și WMS, companiile reușesc să își asigure o trasabilitate și un management de calitate al stocurilor și a activității operatorilor din depozit.

Nomenclatoare –înregistrează date despre terți/parteneri, gestiuni sau produse.

Rapoarte – generează rapoarte personalizate pentru fiecare department al firmei.

EDI – automatizează și programează schimbul de date și de documente precum proforme, facturi etc. între furnizori/distribuitori și clienții finali, în special marii retaileri locali(Dedeman) sau IKA(Carrefour, Mega Image, Kaufland etc.).

Notificări – trimite către clienți, direct din ERP, în mod automat informații, documente (facturi, garanții, rapoarte etc.).

Interfețe – un modul de acest tip interfațează/conectează, automatizează și programează schimbul de date dintre diferite aplicații și ERP. Practic permite integrarea ERP-ului cu un e-Shop, cu un sistem de management al activității din depozit (WMS), cu soluții Business Intelligence utile pentru analiza de business a rapoartelor grafice, actualizate în timp real, POS, EDI, soluții pentru automatizarea activității agenților de distribuție, vânzări și merchandising care activează pe teren (SFA), CRM etc.

Care este cel mai bun ERP și după ce criterii să îl aleg?

Ce sistem ERP să aleg este o întrebare de care se lovesc majoritatea companiilor atunci când încep să caute un nou sistem informatic integrat.

Pe piața există o mulțime de soluții care pot fi numite mai mult sau mai puțin aplicații ERP adevărate.

Pentru a găsi și a alege sistemul ERP potrivit pentru tine îți recomandăm să îți răspunzi la niște întrebări precum:

1. Care sunt motivele pentru care vreau un nou ERP? Am nevoie să:

• îmi modernizez sistemul informațional;
• cresc productivitatea prin automatizări;
• integrez activitatea departamentelor pentru a obține date și rapoarte globale la nivel de firmă;
• reduc pierderile și cheltuielile operaționale;
• minimizez riscurile la care se expune organizația;
• am exactitate în gestiunea stocurilor;
• mă dezvolt mai mult;
• să deschid canale online de vânzare;
• să fiu acoperit pe partea de contabilitate, salarizare în ceea ce privește actualizările legislative etc.

Mai sus am enumerat o mică parte din cele mai frecvente motive pentru care o organizație dorește să își schimbe ERP-ul. Pentru o listă mai extinsă te poți uita la lista de beneficii pe care am enunțat-o la începutul articolului.

2. Care sunt lucrurile și funcționalitățile de o importanță maximă pentru business și care sunt cele “nice to have”, adică cele care ar fi frumos să le avem, dar care nu aduc cine știe ce plusvaloare?

În primul rând e bine să reținem că niciun ERP nu este perfect, de aceea de cele mai multe ori este nevoie să acceptați unele compromisuri atunci când alegeți un astfel de program.

De exemplu, o interfață modernă, simplu și rapid de operat este un lucru „nice to have”, dar dacă în gestiunea stocurilor din ERP este vraiște și nimeni nu știe ce e pe acolo, atunci acel ERP nu te ajută la nimic. Mai bine o interfață mai învechită, care te obligă să dai 2-3 click-uri în plus, dar care îți asigură exactitate în stocuri, decât ceva frumos care nu te ajută în mod deosebit din punct de vedere funcțional și operațional.

3. Care îți e bugetul?

Cu cât soluția ERP este mai avansată și aduce mai multe beneficii, cu atât o să coste mai mult. Dacă faci rabat la calitate, atunci s-ar putea să îți schimbi ERP-ul degeaba. Atunci când alegi o soluție ERP ia în calcul și „total cost of ownership”, adică după plata licenței, vor fi de plătit în fiecare an costuri care acoperă partea de suport pe care ți-o oferă furnizorul ERP, dar și apariția de noi versiuni care conțin îmbunătățiri și funcționalități noi, dar și actualizări legislative. Așa că este bine să privești achiziția unui ERP ca și o investiție, nu ca și un cost.

4. Vrei ERP on-premise sau Cloud?

Sunt mai multe tipuri de arhitecturi și tipuri de ERP din care poți alege. De exemplu, poți opta pentru un sistem ERP on-premise presupune că aplicația va fi instalată pe serverul propriu, la sediul firmei. Dacă optezi pentru Cloud, atunci soluția ERP va fi instalată pe serverul unui furnizor de servicii de hosting.

5. Vrei să achiziționezi licențele sau îți dorești un abonament de tip SaaS?

Deși de cele mai multe ori un abonament SaaS (Software as a service) pare la prima vedere soluția mai ieftină fiindcă plătești o anumită sumă de bani lunar, în funcție de numărul de utilizatori ai sistemului ERP, pe termen mediu (2-3 ani de utilizare) o astfel de variantă s-ar putea să te coste mai mult decât dacă ai fi achiziționat soluția ERP din prima.

6. ERP-ul a fost implementat cu succes și în alte companii din industria mea sau care au un mod de lucru asemănător cu mine?

Este important să ceri referințe de la furnizorii ERP și să discuți cu acele referințe pentru a vedea cât de mulțumiți sunt aceștia de ERP și de serviciile de suport oferite de furnizorul lor.

7. Este programul ERP-ul scalabil? Îmi permite să mă dezvolt pe viitor?

Când alegi soluția ERP potrivită pentru tine, este bine să ții cont de 2 lucruri importante:

1. Să îți rezolve destul de multe probleme pe care le ai în prezent
2. Să știi că dacă îți crește business-ul mai poți integra și alte module pe viitor, dacă ai nevoie de ele
3. Să știi că dacă te dezvolți și vei începe să îți diversifici activitatea, te poți baza pe ERP că va permite integrări cu alte sisteme distincte precum un magazin online de exemplu sau un sistem WMS pentru eficientizarea activității din depozit.

Care este și cum aleg cel mai bun furnizor de ERP?

Și în acest caz sunt multe alternative din care poți alege.

ERP dezvoltat in house

Unele companii care au un departament IT mai mare, optează câteodată să dezvolte de la 0 un sistem ERP custom, pe care îl creează intern. Deși această abordare are câteva beneficii interesante, cum ar fi faptul că ERP-ul este personalizat complet pe nevoile firmei respective, dezavantajele sunt mai mari fiindcă durează foarte mult până când acel sistem este funcțional, este greu de întreținut, mai ales dacă oamenii care l-au dezvoltat pleacă din firmă și nu îl ultimul rând este extrem de greu să se țină cont în timp util și de actualizările legislative. Totodată acest program ar fi foarte greu de integrat cu alte module sau sisteme informatice, ceea ce ar ridica foarte mult costurile.

ERP dezvoltat la cheie de un furnizor extern

Aici se păstrează beneficiul că acel ERP va fi personalizat pentru nevoile firmei, însă pe lângă dezavantajele cu care vine la pachet un ERP dezvoltat intern, în această situație costurile de dezvoltare și întreținere ar fi mult mai mari.

Distribuitori de soluții ERP

Unele companii distribuie și oferă suport pentru soluții ERP dezvoltate de diverși producători de software locali, naționali sau internaționali. Cea mai fericită situație în acest caz este să alegi un distribuitor bun, care să știe să implementeze, să facă training și să ofere suport de calitate pentru o soluție ERP bună. Totuși există și riscul de a găsi un distribuitor mai puțin pregătit, chiar dacă soluția pe care ți-o oferă este foarte bună, iar în acest caz ar putea să apară probleme.

Integrator de sisteme informatice

Pe piață există și companii care au dezvoltat o singură soluție software proprie care poate fi orice de la: ERP, SFA, WMS etc., iar apoi integrează această aplicație cu soluții oferite de alți furnizori. Problemele apar aici în special în ceea ce ține de actualizările de versiuni fiindcă pot fi probleme cu integrarea dintre soluții.

Dezvoltator de ERP și alte soluții proprii

Aceasta ar fi situația cea mai sigură din puncte de vedere al integrării cu module sau alte aplicații dezvoltate de același producător software. Pe lângă faptul că aplicațiile sunt integrate nativ între ele ceea ce înseamnă costuri minime pentru integrare, aceste soluții sunt gândite de la început să funcționeze împreună, ceea ce este un mare plus, în special în zona de transfer automat de date și documente între componentele infrastructurii software din companie.

Alte lucruri importante la care ar fi bine să te uiți, atunci când cauți un furnizor de ERP pentru compania ta ar fi:

• Experiența pe care o are acel furnizor în industria ta
• De cât timp este pe piață compania și soluția
• Cât de mare este compania și cifra de afaceri. Este bine să te uiți la aceste lucruri pentru a avea siguranță că alegi un partener stabil, pe care te poți baza pe termen lung. E totuși o diferență între o companie de 100 de oameni și una de 2 oameni.
• Cât de mulți clienți are firma
• Referințe din industria ta, din industrii asemănătoare, din localitatea ta
• Cât de bine îți acoperă nevoile etc,

După ce ai trecut prin revistă toate aceste lucruri ar trebui să îți poți alege furnizorul sau măcar să faci o listă scurtă de furnizori ERP, pe care să o filtrezi mai departe.

Care sunt motivele pentru care unele implementări ERP eșuează?

Sunt nenumărate motive pentru care o implementare ERP eșuează, însă situațiile care apar cu o frecvență mai mare sunt:

Obiective slab definite pentru implementarea ERP

Cele mai multe companii văd implementarea unui ERP ca și o soluție magică pentru toate problemele din organizație, însă nu își alocă timpul necesar pentru a defini în mod specific ce anume vor să obțină de la noul ERP și care ar fi obiectivele de atins în urma implementării. Iar dacă nu știi pentru ce implementezi un ERP, în mod clar nu vei considera că implementarea a fost reușită.

Pe lângă motivele pentru care vrei să alegi un ERP, pe care le-am enunțat mai sus, mai poți utiliza și aceste exemple de obiective utile pentru a decide dacă într-adevăr implementarea ERP a fost un success sau nu pot fi următoarele:

• Scăderea numărului de erori din documente și comenzi
• Creșterea calității serviciilor oferite clienților
• Automatizarea și standardizarea circuitelor și a proceselor de lucru
• Acuratețe sporită a datelor și acces în timp real la rapoarte
• Creșterea vitezei de livrare a comenzilor etc.

Lipsa implicării managementului în implementarea ERP

Pentru a asigura o implementare de success a unui sistem ERP în firmă, echipa de management trebuie să se implice serios în subiect.

Echipa de proiect are nevoie de un lider cu care să mai discute anumite direcții de acțiune, să aloce și să prioritizeze resurse de timp, de oameni, de bani pentru ERP, să încurajeze oamenii să depună eforturi sporite etc. Managerul de proiect nu poate face întotdeauna aceste lucruri, mai ales dacă nu are o autoritate foarte mare în cadrul firmei.

Dacă managementul crede că pur și simplu că poate să dispară de îndată ce a luat decizia de schimbare/implementare a unui program ERP, atunci șansele unui proiect ERP de succes scad considerabil.

Alegerea furnizorului ERP în mod greșit

Cum spuneam și mai sus, sunt o mulțime de furnizori de soluții ERP și, de cele mai multe ori, pentru o organizație e foarte greu să aleagă varianta cea mai potrivită.

În acest caz e nevoie să fii atent la următoarele aspecte:

• Nu cumpăra un ERP după preț. Aceasta e o investiție pe termen lung, la care dai puțin, primești puțin. De cele mai multe ori diferența de preț între o soluție ieftină și una bună o fac funcționalitățile în plus pe care le primești, stabilitatea, exactitatea în stocuri, posibilitatea de a integra ERP-ul cu alte aplicații etc.
• Apariția dintr-o dată unor discount-uri și/sau bonusuri foarte mari doar ca să semnezi contractul. Unele companii furnizoare de ERP vin cu un preț inițial foarte mare, iar apoi când află că e și un alt competitor prezent cu o ofertă, fac reduceri mari de la prețul inițial. Acest lucru ar trebui să îți dea de bănuit și ar fi bine să înțelegi de unde provine această reducere. Nu cred că ai vrea ca să ți se reducă orele de training, ca apoi oamenii tăi să nu prindă foarte bine noul ERP și să tot sune pentru suport la furnizorul ERP, fiindcă atunci vei plăti poate chiar mai mult decât reducerea care ți-a fost acordată.
• Cere referințe de clienți de la furnizorul de software ERP, pentru a te asigura că acel furnizor e ok.

Tratarea implementării ERP ca un simplu proiect IT

Implementarea unui ERP e un lucru ce ține de strategia de business și nu un oarecare proiect IT. De aceea este necesar ca să i se acorde importanță și resurse maxime.

Lipsa unui project manager bun

Fiecare implementare ERP trebuie să fie abordată metodic. Întâi se aleg oamenii care vor face parte din echipa de implementare (project manager, utilizatori cheie și IT). Echipa respectivă trebuie să aibă o perspectivă globală asupra business-ului și abilitățile necesare pentru a implementa proiectul de la început până la sfârșit.

Însă poate că cel mai important om din această echipă este project manager-ul adică persoana care trebuie să se asigure că proiectul se înaintează așa cum trebuie.

Caracteristicile unui project manager de calitate sunt:

• Să cunoască bine ce se întâmplă în firmă la nivel operațional, în fiecare departament
• Să aibă competențe de organizare și coordonare
• Să fie asertiv
• Să aibă aptitudini sociale care să îl ajute să creeze o echipă adevărată de implementare.

Probleme de comunicare

Multe implementări de aplicații ERP suferă din cauza comunicării inadecvate dintre management, angajați, echipa de implementare și furnizorul software-ului ERP. De aceea este bine să fii transparent și să comunici cât mai deschis cu echipa ta.

Totodată e important să urmărești modul în care progresează proiectul și să faci ședințe de aliniere a echipei de implementare cu consultantul care provine de la furnizorului de ERP. Astfel te asiguri că toate părțile ajung la un consens cu ceea ce e de făcut, iar responsabilitățile se vor împărți într-un mod transparent.

Subestimarea transferului de date din vechea aplicație în noul ERP

Un task pe care multă lume îl subestimează, însă este un pas foarte important pentru a asigura o implementare ERP de succes.

Acesta este momentul în care este bine să curățați acele date, pentru a elimina informațiile inutile, greșelile și duplicatele, astfel încât să puteți folosi din prima o bază de date calitativă.

Rezistența la schimbare

Frica de necunoscut e un lucru adânc înrădăcinat în personalitatea umană.  De aceea, s-ar putea ca unii dintre angajați să nu privească cu ochi buni noul sistem ERP. Așadar este important să depuneți eforturi în zona de management al schimbării pentru a-i ajuta pe oameni să adopte mai ușor noua soluție.

Totodată este important să comunici fiecărui departament beneficiile concrete pe care le va aduce noul ERP în task-urile lor zilnice și să le acorzi oamenilor timp pentru a se familiariza cu noul sistem cu ajutorul training-ului și a manualelor de utilizare.

Subestimarea bugetului și a resurselor alocate

Una dintre cele mai frecvente probleme care apar se referă la subestimarea efortului care trebuie depus pentru implementare.

E recomandat să nu faci rabat în ceea ce privește orele de training, dar și a timpului necesar pe care utilizatorii trebuie să îl aloce pe diferite operațiuni.

Personalizări/customizări ale ERP-ului

Un ERP bun are circuite validate și testate în timp de foarte multe companii. Una dintre cauzele cele mai frecvente pentru care implementările ERP eșuează este faptul că unele organizații insistă să modifice diferite circuite din ERP.

Pe lângă faptul că uneori acele circuite nu sunt chiar atât de bine optimizate, personalizarea aplicației ERP costă mult atât în ceea ce privește dezvoltarea noilor circuite, cât și în ceea ce privește costurile de mentenanță. Cu cât sunt mai multe customizări, cu atât aplicația e mai greu de întreținut și actualizat.

Lipsă de răbdare și a abilității de a rezolva probleme

Rezultatele pozitive ale implementării unui ERP bun apar cel mai devreme după aproximativ 6 luni. În aceste luni, oamenii vor fi nemulțumiți că poate au mai mult de lucru și unele conflicte pot izbucni în echipe.

De aceea, managerul de proiect și echipa de management trebuie să aibă răbdare și fermitate în a lua decizii și a rezolva conflictele care apar.

Totodată, sacrificarea calității pentru viteză și reducere de costuri nu va fi niciodată o variantă pentru a implementa corect un ERP:

Suport slab post-implementare

Suportul post implementare este vital fiindcă atunci este momentul în care utilizatorii noului ERP au nevoie cel mai mult de ajutor de la furnizorul lor de software. De aceea, e bine ca încă de la început să discuți acest aspect, pentru a vedea care e procedura de lucru după implementare.

Lipsa capacității de integrare a ERP-ului cu alte soluții

Atunci când alegi să implementezi un ERP e bine să știi pe termen lung care sunt următorii pași pe care îi vei face în dezvoltarea business-ului.

De exemplu, poate că peste 1 an dorești să integrezi ERP-ul cu un sistem WMS pentru managementul eficient al activității din depozit. În acest caz, este bine ca aplicația ERP să funcționeze deja cu un WMS, în caz contrar poate va fi nevoie chiar să îți schimbi ERP-ul dacă nu îl poți integra.

Care sunt pașii și cele mai bune practici pentru o implementare ERP de succes?

Am enumerat mai jos câteva bune practici de care ar fi bine să ții cont atunci când vrei să implementezi cu succes un sistem ERP. Ca manager general sau manager de proiect este important să fii foarte atent la lucrurile ce țin de managementul schimbării, adică să îi faci pe oameni să înțeleagă de ce este important pentru firmă, pentru ei și pentru clienți să adopte un nou sistem ERP

1. Alegerea unei echipe de angajați care să te asiste și să îți spună ce nevoi au în departamentele lor. Sfat: ascultă cu atenție nevoile lor, dar decide tu ce este mai bine pentru business și concentrează-te pe lucrurile care chiar aduc plusvaloarea la nivel general, nu doar ușurează munca unui om.
2. Evaluarea nevoilor, problemelor și obiectivelor de business la nivel general
3. Selecția unui manager de proiect
4. Evaluarea și selecția celui mai bun sistemului ERP pentru tine și afacerea ta
5. Auditarea infrastructurii hardware/IT
6. Analiza funcțională a circuitelor de lucru împreună cu furnizorul ERP
7. Împreună cu furnizorul, stabilește un plan de implementare
8. Implementarea și managementul schimbării (oamenii trebuie să înțeleagă de ce este nevoie de un ERP nou și la ce îi ajută, altfel va interveni rezistența la schimbare, care va crea mari probleme pe viitor)
9. Curățarea și migrarea datelor în noul ERP
10. Oferirea de condiții optime pentru training-ul ce ține de utilizarea ERP-ului
11. Implementarea propriu-zisă a ERP-ului
12. Stabilirea unui consultant ERP intern, care să fie foarte bine pregătit de furnizorul ERP

Exemple de sisteme ERP

Cele mai cunoscute și populare sisteme ERP din lume sunt: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage, Infor, Netsuite. CSB etc.

Totuși, astfel de sisteme sunt potrivite în special pentru companii multinaționale fiindcă sunt extrem de complexe și au costuri foarte mari de implementare și mentenanță.

Cele mai multe firme din România aleg de obicei furnizori locali de soluții ERP, cum ar fi Transart cu B-Org ERP pentru companiile mari, iar pentru firmele mici și mijlocii cu soluția Neomanager.

Din acest punct de vedere, Transart este unul dintre cei mai importanți furnizori de soluții ERP din România, având 1187 de clienți activi care utilizează sistemele ERP dezvoltate de companie.